Nach einigen Rückfragen möchte ich einen Einblick auf die Einführung eines Wiki in einer Unternehmensstruktur geben.
Zwar stimmt es, dass ich in einem früheren Beitrag über die Mindestmenge an Inhalt gesagt habe, dass mindestens drei bis vier Ebenen an Inhalt generiert werden sollten. Daran halte ich auch fest. Jedoch ist dies auch der absolute Minimaleinstieg für ein Wiki.
Ebenfalls sollte man sich jetzt keinen Binären Baum vorstellen, sondern es entwickelt sich eine starke Vernetzung und Verzweigung. Bei den so lapidar klingenden drei bis vier Ebenen handelt es sich daher um mehrere hundert Seiten, welche mehr beinhalten sollten als Platzhalter und Verknüpfungen.
Erfahrungen einiger Projekte zeigen, dass wenn Wikis für den Unternehmenseinsatz eingerichtet werden man mit mindestens einem halben, besser sogar einem, Jahr für die ersten Inhalte und die Einbindung planen sollte.
Zunächst steht die Auswahl eines Wikisystems. Besteht das Unternehmen vermehrt aus Verwaltungs- und Büroaffinen Mitarbeitern so ist ein Confluence-Wiki eine interessante Wahl. Besteht das Unternehmen hingegen aus einem jungen Team, welches Internet und Wikipedia als Status Quo kennen, kann man über die Einführung von einem Mediawiki bzw. eines BlueSpice nachdenken. Bei Projekten ist eher ein in die übrigen Systeme integriertes Wiki wie in Redmine oder trac in Erwägung zu ziehen. In diesem Zuge könnte und sollte man eine individuelle Matrix aus Vor- und Nachteilen aus den gewünschten Kriterien schaffen. Als Beispiel bieten MediaWikis im Gegensatz zu einem Confluence keine direkten An hänge zu einem Beitrag sondern binden Datei-Beiträge ein, dies ist für Verwaltungsprozesse ein möglicher Nachteil, jedoch ist es umgekehrt so möglich eine Datei mehreren Beiträgen zuzuordnen und somit Doppelungen und Redundanzen zu vermeiden.
Auch sollte man beachten, dass ein Wiki ein wie “lebendiger Organismus” ist, dieser muss zumindest die erste Zeit noch sehr aktiv durch eine Projektgruppe gepflegt und gefüttert werden bevor dieser als “Eigenständig” wahrgenommen wird. So ist es wichtig, dass Mitarbeiter / Interessierte sich an Artikeln ausprobieren und diese schreiben. Auch wenn es bedeutet, dass die Beiträge gesichtet, korrigiert oder verschoben werden müssen. Ebenfalls gilt es die Strukturen zu erweitern, Kategorien, Namensräume oder Unterseiten zu etablieren und entsprechende Vorlagen für die jeweiligen Prozesse zu entwickeln.
Die Vorlagen und Strukturen bilden sich meist im Laufe der Zeit immer stärker aus, so ist es notwendig diese wachsen zu lassen. Impulse lassen sich meist nur in Gesprächen oder den Arbeiten mit den Nutzern finden. So gilt es zu schauen wo bestehende Vorlagen aktiv genutzt werden und wo sie erweitert oder gekürzt wurden. Auf diese Weise können die Mitarbeiter/Nutzer stärker in die Prozesse eines Wiki integriert werden, wodurch die Ablehnung gegen neue Systeme sinkt. Auch führt man so die erste Generation von Nutzern an das Wiki heran. Nachfolgende Generationen nehmen die Nutzung und Verwendung durch die Einarbeitungsprozesse von anderen Kollegen und Arbeitsprozesse gleich mit auf.
Ich hoffe nun ist verständlich, wieso eine Einführung eines Wikis nicht ein “machen wir mal eben”-Prozess ist und einiges an Erfahrung und / oder Zeit sowie Investitionen erfordert. Denn nur so kann ein Wissensmanagementsystem die Akzeptanz und Mehrwert erreichen, die notwendig sind um dieses auch langfristig zu betreiben. Ohne eine aktive Nutzung ist ein Wiki nur eine ungenutzte Infrastruktur, welche irgendwann durch Optimierungsmaßnahmen abgeschaltet werden wird.
